MAKALAH " S O P " standard operating procedures
KATA
PENGANTAR
PujidanSyukur kami
panjatkankeHadiratTuhan Yang MahaEsa,
karenaberkatlimpahanRahmatdanKarunia-Nyasehingga kami
dapatmenyusunmakalahinidenganbaikdantepatpadawaktunya.Dalammakalahini kami
membahasmengenai“Standard Operating Procedures”.
Kami
menyadaribahwadalam proses
penulisanmakalahinimasihjauhdarikesempurnaanbaikmaterimaupuncarapenulisannya.
Namundemikian,
penulisberharapsemogamakalahinidapatbermanfaatbagiseluruhpembaca.
Akhir kata,
tiadagadingyang takretak,
demikindenganmakalahini. Olehkarenaitu, kami mengharapkankritikdan saran yang
membangun demi kesempurnaanmakalah kami selanjutnya.
Sinjai, 17 Oktober2018
Penulis
DAFTAR ISI
SAMPUL…………………………………………………………………….. … i
KATA PENGANTAR……………………………………………………......... ii
DAFTAR ISI………………………………………………………………..... .. iii
BAB I PENDAHULUAN………………………………………………….. …. 1
A. LatarBelakangMasalah………………………………………………. 1
B. RumusanMasalah……………………………………………………. ... 1
- TujuanPenulisan……………………………………………………... 1
D. ManfaatPenulisan ……………………………………………………... 2
BAB II PEMBAHASAN……………………………………………………… 3
A.
Pengertian Standard Operating Procedures …………………………… 3
B.
Pentingnya Standard Operating Procedures …………………..………. 5
C.
Simbol-simbol Standard Operating Procedures…………………….… 7
D.
PrinsipdanTeknikpenyusunanStandard Operating Procedures ……... 11
BAB III
PENUTUP……………………………………………………………. 15
- Kesimpulan……………………………………………………………. 15
DAFTAR PUSTAKA
BAB
I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Proses pada suatu pekerjaan harus
dirancang dan dikembangkan, kesalahan prosedur dapat terjadi, bila suatu
pekerjaan tidak dirancang dengan baik, dapat menimbulkan kecelakaan atau kerusakan. Untuk itu perlu
dibuat suatu prosedur tetap yang bersifat standard, sehingga siapapun, kapanpun
dan dimanapun dilakukan langkah-langkahnya tidak berubah. Langkah-langkah kerja
yang tertib ini disebut SOP (standard operating procedures), sebutan lainnya
Protap (Prosedur tatap).
Lembaga atau perusahaan yang besar dan bonafide umumnya telah memakai SOP
dalam melaksanakan tugas, seperti : Departemen/dinas Kimpraswil, Operasi pasien
di rumah sakit, Bapedal, POLRI, dan lainnya. SOP merupakan hasil finalisasi dan
kesempurnaan prosedur kerja. Dengan adanya SOP diharapkan pekerjaan dapat
terlaksana dengan baik, tepat waktu, dan dapat dipertanggung jawabkan.
B. Rumusan
Masalah
1) Apa
pengertian dari standard operating procedures?
2) Mengapa
standard operating procedures itu
penting?
3) Simbol-simbol
apa yang ada didalam standard operating procedures?
4) Bagaimana
prinsip dan teknik penyusunan standard operating procedures?
C. Tujuan
Penulisan
1) Untuk
mengetahui pengertian dari SOP
2) Untuk
mengetahui pentingnya SOP.
3) Untuk
mengetahui simbol-simbol yang digunakan didalam SOP.
4) Untuk
mengetahui prinsip dan teknik penyusunan SOP.
D. Manfaat
Penulisan
Manfaat
penulisan makalah ini adalah untuk memperluas wawasan kami dan pembaca tentang bagaimana
pembahasan mengenai standard operating procedures.
BAB
II
PEMBAHASAN
A. Pengertian
SOP
Pada dasarnya SOP adalah suatu
perangkat lunak pengatur, yang mengatur tahapan suatu proses kerja atau
prosedur kerja tertentu. Oleh karena prosedur kerja yang dimaksud bersifat
tetap, rutin, dan tidak berubah-ubah, prosedur kerja tersebut dibakukan menjadi
dokumen tertulis yang disebut sebagai Standard Operating Procedure.[1]
Menurut Syamsi (1994:16), Prosedur
adalah suatu rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap dalam melakukan
suatu pekerjaan yang merupakan suatu kebulatan. Sementara itu prosedur
perkantoran atau sistem perkantoran diartikan sebagai urutan langkah-langkah
(atau pelaksanaan - pelaksanaan pekerjaan), di dalam mana pekerjaan dilakukan
dan berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana
melakukannya, di mana melakukannya, dan
siapa yang melakukannya (Moekijat, 1989:52). Sedangkan menurut Terry dalam
Syamsi (1994:16), Prosedur kerja adalah serangkaian tugas yang saling berkaitan
dan yang secara kronologis berurutan dalam rangka menyelesaikan suatu
pekerjaan. Maka secara singkat dikatakan bahwa prosedur kerja itu merupakan
kegiatan yang harus dilakukan secara berurutan untuk menyelesaikan suatu
pekerjaan tertentu.
Menurut Maryati (2007:53), Standar
kerja adalah perilaku atau hasil minimum yang diharapkan dapat dicapai oleh
seluruh karyawan kantor. Sedangkan menurut Moekijat, (2002:159), standar adalah
sesuatu yang dibentuk baik oleh kebiasaan maupun oleh kekuasaan untuk mengukur
hal-hal seperti mutu, hasil pelaksanaan pelayanan dari setiap faktor yang
dipergunakan dalam manajemen.
Dari pengertian diatas menunjukkan
betapa pentingnya suatu standar, di dalam perusahaan standar itu dibuat didalam
bentuk Standar Operasional Prosedur (SOP) untuk mengukur mutu dan pelaksanaan
pelayanan.
Menurut Crisyanti (2011) Standar
Operasional Prosedur (SOP) merupakan gambaran langkah-langkah kerja (sistem,
mekanisme dan tata kerja internal) yang diperlukan dalam pelaksanaan suatu
tugas untuk mencapai tujuan instansi pemerintah.
Pengertian Standar Operasional
Prosedur lainnya adalah suatu standar/ pedoman tertulis yang dipergunakan untuk
mendorong dan menggerakkan suatu kelompok kerja agar dapat mencapai tujuan
organisasi. SOP merupakan tatacara atau tahapan yang dibakukan dan yang harus
dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu.
Menurut (Atmoko, 2011:2), Standar
Operasional Prosedur adalah pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas
pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah
berdasarkan indikator indikator teknis, administrasif dan prosedural sesuai
dengan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang
bersangkutan. Sementara itu, Risyanti (2011:203) menyatakan bahwa SOP menjadi
relevan karena sebagai tolak ukur dalam menilai efektivitas dan efisiensi kinerja
perusahaan dalam melaksanakan program kerjanya.
Singkatnya dari pengertian di atas
bahwa Standar Operasional Prosedur merupakan pedoman kerja bagi setiap
perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasionalnya. Dalam SOP itu biasanya
diatur ketentuan-ketentuan umum yang berlaku dalam suatu unit kerja, Sementara
itu kinerja atau juga sering di sebut performance adalah sebagai pencapaian
hasil atau the degree of accomplishment, pengertian lain bahwa kinerja adalah
prestasi kerja, prestasi penyelenggaraan sesuatu (Atmoko, 2011:3). Sementara
Faustino (dalam Atmojo,2011) memberi batasan kinerja sebagai suatu cara
mengukur kontribusi-kontribusi dari individu individu anggota organisasi kepada
organisasinya. Peter Jennergen (dalam Atmoko, 2011) juga mendefinisikan kinerja
organisasi adalah tingkat yang menunjukkan seberapa jauh pelaksanaan tugas
dapat dijalankan secara aktual dan misi organisasi tercapai.
Dengan demikian, kinerja adalah
konsep utama organisasi yang menunjukkan seberapa jauh tingkat kemampuan
pelaksanaan tugas-tugas organisasi dilakukan dalam rangka pencapaian tujuan.
B. Pentingnya
SOP
Keberadaan SOP (Standard Operating
Procedure) sangat penting bagi operasional suatu perusahaan. Dengan SOP kita
bisa mengantisipasi berbagai situasi yang mungkin terjadi dalam menjalankan
bisnis kita. SOP ini harus kita perjuangkan sejak kita mendirikan perusahaan.
Pada tahap awal sop ini terlihat sederhana, tetapi seiring dengan perjalanan
menjalankan bisnis kita akan semakin memperlengkapi sop kita.[2]
Tujuan SOP adalah menciptakan
komitmen mengenai apa yang dikerjakan oleh satuan unit kerja instansi
pemerintahan untuk mewujudkan good governance.
SOP akan memberi arah bagi staf
perusahaan dalam menjalankan pekerjaannya. Dengan adanya SOP maka karyawan
mengetahui lingkup pekerjaannya. Dengan kejelasan ruang lingkup ini, maka job
description akan jelas sehingga tidak tumpang tindih. Dengan demikian maka
kinerja staf perusahaan akan terjaga dengan baik.[3]
SOP ini bisa kita bagi ke dalam
berbagai bidang misalnya:
1. SOP
dalam menangani calon client
2. SOP
dalam mengerjakan project
3. SOP
layanan purna jual
4. SOP
quality control
5. SOP
keuangan
Manfaat Standar Operasional
Prosedur (SOP) :
1. Dapat
menjaga konsistensi dalam menjalankan suatu prosedur kerja
2. Lebih
jelas mengetahui peran dan posisi masing-masing di internal perusahaan
3. Memberikan
kejelasan mengenai prosedur kerja, dan tanggung jawab dalam proses terkait
4. Memberikan
keterangan mengenai keterkaitan dengan satu proses kerja dengan proses kerja
5. Meminimalisir
kesalahan dalam melakukan pekerjaan
6. Membantu
dalam melakukan evaluasi terhadap setiap proses operasional perusahaan
Fungsi
Betapa Pentingnya SOP :
1.
Memahami alur atau Metode kerja yang
harus dijalankan
2.
Memahami tingkat kesulitan dan kerumitan
suatu pekerjaan
3.
Melihat fungsi dan authorisasi pemegang
jabatan (authorized)
C. Simbol-simbol
SOP
Proses di lingkungan industri pada
umumnya merupakan suatu rangkaian kegiatan yang berulang. Setiap siklus
kegiatan tersebut biasanya dapat dipecahkan ke dalam beberapa langkah kecil.
Dari uraian langkah-langkah tersebut, kita dapat mencari langkah mana saja yang
bisa kita perbaiki (improve). Langkah-langkah tersebut akan lebih mudah
dimengerti jika kita menggambarkannya dalam suatu bagan yang dikenal dengan
istilah: flowchart atau bagan alir. Flowchart adalah diagram yang menyatakan
aliran proses dengan menggunakan anotasi
bidang-bidang geometri, seperti lingkaran, persegi empat, wajik, oval, dan
sebagainya untuk merepresentasikan langkah-langkah kegiatan beserta urutannya
dengan menghubungkan masing masing langkah tersebut menggunakan tanda panah.[4]
1) Awal
Penggunaan Flowchart
Frank Bunker Gilbreth, adalah orang
yang pertama kali memperkenalkan sebuah metode terstruktur untuk
mendokumentasikan aliran proses yang sering disebut flow process chart di hadapan para anggota ASME (American
Society of Mechanical Engineers) pada tahun 1921 dengan presentasi berjudul
“Process Charts—First Steps in Finding the One Best Way“. Dalam presentasi
Gilbreth tersebut terdapat puluhan
simbol yang kemudian pada tahun-tahun berikutnya disederhanakan menjadi empat
macam simbol , yaitu:
a. untuk
kegiatan operasi
b. untuk
kegiatan pemindahan atau transportasi
c. untuk
kegiatan pemeriksaan atau inspeksi
d. untuk
penyimpanan
Kemudian pada tahun 1947,
simbol-simbol dalam flow process chartmilik Gilbreth digunakan oleh ASME ketika
mereka menerbitkan standar pertama untuk simbol-simbol pemetaan proses, yang
kemudian berkembang menjadi ANSI Y15.3M, yaitu sebuah standar yang dibuat oleh
American National Standard Institute (ANSI) untuk pemetaan operasi dan aliran
proses (operation and flow process charts standard).
Dalam standar ANSI Y15.3M ini
terdapat lima macam simbol yang merupakan modifikasi simbol Gilbreth, yang mana
lingkaran kecil diganti dengan anak panah untuk kegiatan transportasi dan
menambah simbol baru untuk kejadian menunggu (delay).
Berikut standar simbol-simbol
tersebut:[5]
1) Lingkaran
besar untuk kegiatan operasi (operation/handling), misalnya: memaku, mengebor,
mengetik, dll.
2) Blok
panah untuk kegiatan pemindahan (transportation/move), misalnya: memindahkan
material dengan forklift, mengangkat barang dengan crane, memindahkan barang
dengan tangan, dll.
3) Segi
empat untuk kegiatan pemeriksaan (inspection), misalnya: menguji kualitas
material, membaca skala pengukur tekanan, meneliti informasi tertulis, dll.
4) Segi
tiga terbalik untuk penyimpanan (storage), misalnya: tumpukan raw material di
gudang, barang jadi di staging area,
penyimpanan surat-surat, dll.
5) Huruf
D besar untuk kejadian menunggu (delay), misalnya: material dalam trolley menunggu diproses lebih lanjut,
menungguelevator, surat-surat menunggu untuk diarsipkan, dll.
2) Simbol-Simbol
Flowchart yang Umum Digunakan
Simbol-simbol flowchart yang
digunakan Gilbreth kurang dikenal secara umum.
Ini mungkin karena meluasnya penggunaan Microsoft Office, yang mana
Microsoft Office merujuk simbol-simbol dasar flowchart kepada
simbol-simbol flowchart untuk pengolahan
data (data processing). Sejauh yang saya tahu simbol-simbol ini sama persis dengan template yang digunakan IBM pada
1960-an untuk simbol flowchart pengolahan data. Berikut bentuk simbol-simbol
tersebut:
1) Terminator,
simbol untuk menunjukkan awal atau akhir dari aliran proses. Umumnya, diberi
kata-kata ‘Start’, ‘End’, ‘Mulai’, atau ‘Selesai’.
2) Process,
simbol untuk menunjukkan sebuah langkah
proses atau operasi. Umumnya, menggunakan kata kerja dalam deskripsi
yang singkat dan jelas.
3) Connector,
tanda panah yang menunjukkan arah aliran dari satu proses ke proses yang lain.
4) Decision,
simbol untuk menunjukkan sebuah langkah
pengambilan keputusan. Umumnya, menggunakan bentuk pertanyaan, dan
biasanya jawabannya terdiri dari ‘yes’ dan ‘no’ atau ‘ya’ dan ‘tidak’ yang menentukan bagaimana alur dalamflowchart
berjalan selanjutnya berdasarkan kriteria atau pertanyaan tersebut.
5) Sub-process,
simbol untuk menunjukkan bahwa dalam langkah yang dimaksud terdapat flowchart
lain yang menggambarkan langkah tersebut lebih
rinci.
6) Document,
simbol untuk menunjukkan proses atau keberadaan dokumen.
7) Input/Output,
simbol untuk menunjukkan data yang menjadi input atau output proses.
8) Connector
(On-page), simbol untuk menunjukkan hubungan simbol dalam flowchart sebagai
pengganti garis untuk menyederhanakan bentuk saat simbol yang akan dihubungkan
jaraknya berjauhan dan rumit jika dihubungkan dengan garis.
9) Off-page
Connector, fungsinya sama dengan Connector, akan tetapi digunakan untuk
menghubungkan simbol-simbol yang berada pada halaman yang berbeda. Label untuk
Connector dapat menggunakan huruf dan Off-page Connector menggunakan angka.
Simbol-simbol yang diperlihatkan di
atas adalah sebagian standar simbol-simbol yang disepakati dan banyak digunakan
dibeberapa belahan dunia, mungkin saja organisasi atau perusahaan tempat anda
bekerja mempunyai standar simbol sendiri, hal yang terpenting kita harus
menyepakati simbol yang digunakan agar tidak terjadi konflik saat
dikomunikasikan.
1.
Prinsip-prinsip Penyusunan SOP
Standar Operasional Prosedur (SOP)
yang baik adalah SOP yang dapat dengan mudah dipahami dan dijalankan. SOP yang
mudah dipahami dan dijalankan tentunya akan memudahkan semua pegawai
mengerjakannya, sebaliknya SOP yang sulit malah akan membuat pegawai mengalami
kesulitan pula. Untuk membuat SOP yang baik hendaknya suatu perusahaan merujuk
pada prinsip-prinsip berikut ini.
1) Prinsip
Kemudahan dan Kejelasan
Prinsip ini dimaksudkan agar
prosedur-prosedur standar yang akan disusun harus dengan mudah dapat dipahami
dan diterapkan oleh semua pegawai termasuk pegawai baru tanpa mengalami kendala
dalam pelaksanaan tugasnya.
2) Prinsip
Efisiensi dan Efektivitas
Prinsip ini menerapkan efisiensi
dan efektivitas dalam proses pelaksanaan tugas. Prinsip ini mutlak harus
menjadi pedoman dalam penyusunan prosedur kerja. Diharapkan prinsip ini membuat
pekerjaan lebih cepat selesai dan lebih murah.
3) Prinsip
Perhatian dan Keselarasan
Prinsip ini bertujuan untuk
menyelaraskan prosedur-prosedur yang berkaitan satu dengan lainnya.
4) Prinsip
Keterukuran
Prinsip ini menjadi sangat penting
dalam SOP karena output dari prosedur-prosedur yang terstandarisasi mengandung
kualitas mutu tertentu yang dapat diukur pencapaian keberhasilannya.
5) Prinsip
Dinamis
Prinsip dinamis maksudnya,
prosedur-prosedur yang ada dapat dengan mudah disesuaikan dengan perkembangan
kebutuhan peningkatan kualitas pelayanan yang berkembang.
6) Prinsip
Berorientasi pada Konsumen
Prosedur-prosedur yang dikembangkan
harus mempertimbangkan kebutuhan pengguna sehingga dapat memberikan kepuasan
pada pengguna.
7) Prinsip
Kepatuhan dan Kepastian Hukum
Penyusunan SOP harus memenuhi
ketentuan-ketentuan dan peraturan pemerintah yang berlaku, serta untuk
memperoleh kepastian hukum agar dapat ditaati oleh pegawai dan melindungi
pegawai jika terjadi tuntutan hukum.
1) Menentukan
format
Bentuk format yang
dipilih bisa dengan :
a. Mendisain
sebuah kebutuhan
b. Mengadopsi
dari pihak luar
Kelengkapan dokumen SOP umumnya :
a. Halaman
judul (cover)
b. Keputusan
pimpinan perusahaan/ organisasi/ lembaga (lembar pengesahan)
c. Kata
pengantar
d. Daftar
isi dokumen SOP dan daftar lampiran
e. Penjelasan
singkat penggunaan
f. Kepala
SOP
g. Uraian
procedure
2. Pengumpulan
informasi
a. Teknik
brainstorming
Teknik brainstorming, biasanya
dilakukan pada kondisi dimana tim tidak memiliki cukup informasi yang
diperlukan dalam pengembangan SOP.
b. Teknik
focus group discussion
Teknik focus group discussiom
dilakukan jika tim telah memiliki informasi prosedur-prosedur yang akan
distandarkan tetapi ingin lebih mendalaminya dari orang-orang yang dianggap
menguasai secara teknis.
c. Teknik
wawancara
Teknik wawancara dilakukan jika tim
ingin mendapatkan informasi secara mendalam dari seorang key informant, yaitu
orang yang menguasai secara teknis berkaitan dengan prosedur-prosedur yang akan
distandarkan.
d. Teknik
survey
Teknik surveu dilakukan jika tim
ingin memperoleh informasi dari sejumlah besar orang yang terkait dengan
prosedur.
e. Teknik
benchmark
Teknik benchmark dilakukan jika tim
memandang bahwa terdapat banyak unit sejenis yang sudah memiliki SOP dapat
dijadikan contoh untuk pengembangan SOP.
f. Telaah
dokumen
Telaah dokumen dilakukan untuk
memperoleh informasi sekunder dari dokumen-dokumen pemerintah berkaitan dengan
peraturan perundang-undangan yang terkait dengan prosedur yang akan
distandarkan.
BAB
III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Maka dari itu penulis menyimpulkan bahwa,
- Standar operasional prosedur berbeda dengan pengendalian program yang lebih diorientasikan pada penilaian pelaksanaan dan pencapaian outcome dari suatu program/kegiatan. Namun keduanya saling berkaitan karena standar operasional prosedur merupakan acuan bagi aparat dalam melaksanakan tugas dan kewajibannya termasuk dalam pelaksanaan kegiatan program.
- Dengan SOP kita bisa mengantisipasi berbagai situasi yang mungkin terjadi dalam menjalankan bisnis kita.
- Hal yang terpenting kita harus menyepakati simbol yang digunakan agar tidak terjadi konflik saat dikomunikasikan
- Standar Operasional Prosedur (SOP) yang baik adalah SOP yang dapat dengan mudah dipahami dan dijalankan. SOP yang mudah dipahami dan dijalankan tentunya akan memudahkan semua pegawai mengerjakannya, sebaliknya SOP yang sulit malah akan membuat pegawai mengalami kesulitan pula.
B. Saran
Demikianlah makalah yang dapat kami
sampaikan. Kami yakin dalam penulisan makalah ini masih banyak
kessalahan-kesalahan. Untuk itu, kritik dan saran yang bersifat konstruktif
sangat kami harapkan demi kesempurnaan makalah yang selanjutnya. Semoga makalah
ini dapat memberiakan manfaat pada kita semua. Amin.
[1] Aes.(2013).pentingnyastandaroperasionalprosedur.https://aes2013.
[2]http://www.prowebpro.com/articles/pentingnya_sop_standard_operating_procedure.htmla.com/index.php/blog/21-sop
[3] wordpress.com/2013/10/01/pentingnya-standar-operasional-prosedur/.07
Mei 2015
[4] http://sekolahcirebon.blogspot.com/2014/08/pengertian-simbol-symbol-jenis-prinsip.html
[5] https://eriskusnadi.wordpress.com/2012/09/22/standar-simbol-simbol-flowchart-dan-penggunaannya/
[6] http://anugerahdino.blogspot.com/2014/10/prinsip-prinsip-penyusunan-sop.html
[7] http://pratamaindomitra.co.id/metode-dan-teknik-penyusunan-sop.html
Komentar
Posting Komentar